みなさんこんにちは。仕事、はかどってます？

今回は日ごろ使っているであろう表計算やドキュメント、プレゼン資料作りのためのサービスをご紹介します。

もうすでにご存じの方も多いであろう、あのGoogleDriveです。

もうかれこれ20年近く、仕事効率を図るための表計算ソフトといえばエクセル、ドキュメントはワード、そしてプレゼン資料作りにはパワーポイントが主流でした。

今でもこれらのソフトを使いこなす猛者がたくさんいらっしゃるでしょう。

かという私も、某検定でExcel2級、Word2級というものを必要に迫られて取った経験があります。

PHP取得後だったのでエクセルはちょっとしたプログラム感覚で関数を覚え、ワードは「多少間違えてもいいからとにかく見た目通り完成させればOKな検定だなこりゃ」と、キーボードバシバシたたきながら、なんとかとった覚えがあります。

 

今ではそんな知識も半分以上忘れながらも、それらの知識をgoogleDriveで生かしてます。

 

あれ？

 

さて、検定まで取ったなぜ私がgoogleDriveを選んだのか、そしてどのようにして活用しているのかをここでお伝えしたいと思います。

 

GoogleDriveにした理由1：無料（ただし課金サービスあり）

 

一応、課金で保存容量が増えるというサービスがありますが、基本は無料。しかも、課金の有り無しに関係なく機能的な制限は全くといっていいほどありません。

（今後、多少変わる可能性はあるかもしれませんが。）

しかも容量制限は15Gと、文書を作るだけだったら、いったいどれだけの時間を費やせばいいかわからないほどの書類数が保存できます。

 

ちなみにこの容量制限、グーグルのフリーメールであるGmail、画像の保存や整理ができるGooglePhotoでも使用されます。ただ、それでも2年ほど使っている私でさえ1G超えるかどうか。

尋常じゃないほどのヘビーユーザーでない限りは足す必要もないかも。

 

でも、安かろう悪かろうじゃ？と思っている方もいるでしょう。

 

GoogleDriveにした理由3：officeと特別変わらない機能

 

GoogleDriveにはいくつかのファイル形式を扱うことができます。

 

文章ファイル形式の「goolgeドキュメント」

表形式ファイルの「goolgeスプレッドシート」

プレゼンテーションを作るのに便利な「goolgeスライド」

ぶっちゃけると

 

「goolgeドキュメント」＞ワード

「goolgeスプレッドシート」＞エクセル

「goolgeスライド」＞パワーポイント

ですね。

 

ああ、申し訳ないけどこれだけでも十分。

この3種類を主に、他にも様々な形式でファイルを作ることができます。

google以外の会社が独自の形式のファイルを作れるようにと、googledocumentのアプリとして、様々なサービスを提供しています。

 

それらの様々なサービスは、また気が向いた時にでも紹介するかな。

 

GoogleDriveにした理由3：クラウドだから進化が早い

 

さて、そんなGoogleDriveも、やはりオフィスにはかなわないところがありました。

 

「officeではできたのにGoogleDriveではできない！」

「GoogleDriveもまだまだだな。」

 

たしかにサービス開始時はとてもじゃないけど使いにくい。そんな印象でした。

ところが、どうも日がたつにつれどんどん使いやすくなっている。

officeでないとできなかかった機能が付きだし、今では遜色のない使い心地に。

 

これは、いわゆるクラウドサービスだからできる、リアルタイムな機能追加。

 

これによって、GoogleDriveの使い心地はどんどん良くなってきているのです。

 

GoogleDriveにした理由4：複数ユーザーによる同時編集ができる！

さて、これまではofficeにできてGoogledocumentにはできなかった、それに追いついてきたということをお伝えしましたが、次はGoogledocumentの一番の魅力、複数ユーザーによる同時編集についてです。

 

これ、今回の記事の一番大事なところ。

 

GoogleDriveにはファイルを共有したいユーザーにファイルを公開、さらには編集させることができるのです。

しかも、ただ編集するだけではなく、複数のユーザーによって同時に編集ができる！

 

これを使えば、一つの書類をみんなで同時に作ることができるのです。

 

「このファイルのココのところは〇〇さんの得意分野だから作ってー！」

「この情報自信ないから書き直してー」

 

と言ったことが、「今保存して閉じといたよー」という会話なしに即座に編集できるのです。

 

officeでも最近そういったことができるようになっているようですが、やはりこの便利な機能を早くに作り出したのはすごい！

 

この機能を活用すれば、社内の書類を作るのもかなりの時間短縮にもなります。

 

「今度の週報会議、自分が担当しているところを更新しといてー」

 

この使い方をすれば、誰かが作業を終わらせるまで待たなくてもOK。

当社でもこれを使って日報を全員に書かせています。

今日やった作業一覧を同じファイルに書く。

それぞれがメールで報告するより断然早くなります。

具体的にはこのような感じ。

これで途中に入っている、メールを編集する作業が格段に速くなるわけです。

 

仕事効率化にはもうすでに手放すことができない存在となったGoogleDrive。

officeとの違いはせいぜいボタンの位置だけのような感じになりました。

それぞれの使い方についてもまた、追って書いていくかもしれませんが、今日はこの辺で。